Báo cáo đầu năm – THCS

1. Đọc trước (2 phút)

Số liệu báo cáo được lấy tự động từ hồ sơ trên hệ thống, tính tại mốc 30/9. Báo cáo sai tức là hồ sơ sai: sửa hồ sơ trước, sau đó mới lấy lại dữ liệu.

Quy trình 5 bước

1. Chọn đúng năm học, học kỳ: bấm tên cấp ở đầu trang → Thay đổi cấp học, học kỳ, năm học, phân hiệu làm việc → chọn năm học hiện tại, Học kỳ I → Lưu thay đổi.
2. Rà hồ sơ: sửa theo phần Chuẩn bị trước của mục 2.
3. Lấy số liệu: chọn từng phân hiệu → bấm Lấy dữ liệu từ hệ thống; chọn Toàn trường → bấm Tổng hợp từ các phân hiệu.
4. Kiểm tra: đi hết Checklist trước khi gửi. Thấy sai → sửa hồ sơ → quay lại bước 3.
5. Gửi báo cáo: dùng menu Gửi báo cáo đầu năm của từng báo cáo. Gửi xong, báo cáo tự khóa.

Ảnh dưới: trên màn hình báo cáo, để ý 3 chỗ – nút Tổng hợp / Lấy dữ liệu ở góc phải; dòng chữ đỏ báo báo cáo đang khóa; dòng "Đã tổng hợp x/y phân hiệu" cạnh ô Phạm vi số liệu.

Mốc 30/9: ai được tính?

• Được tính: đang học / đang làm việc; chuyển đến trong hè hoặc đến hết 30/9; chuyển đi, thôi học sau 30/9.
• Không tính: thôi học, chuyển đi trong hè; chuyển đến sau 30/9; nhân sự tuyển mới sau 30/9.

Ví dụ: học sinh chuyển đi tháng 10 vẫn được tính ở báo cáo đầu năm; biến động này ghi ở báo cáo giữa năm.

Lưu ý về nhân sự

• Mọi nhân sự phải được gán phân hiệu tại 3.1.2 Quản lý nhân sự phân hiệu; người chưa gán sẽ không được đếm.
• Khai đủ cấp học biên chế chính trong hồ sơ nhân sự.

Đã gửi rồi, muốn sửa?

Báo cáo đã gửi thì nút Lấy dữ liệu / Tổng hợp bị tắt và có dòng chữ đỏ "Báo cáo đã gửi hoặc đang bị khóa". Gửi yêu cầu mở khóa (hoặc nhờ cấp trên từ chối báo cáo) → sửa hồ sơ → làm lại từ bước 3 → gửi lại.

Hỏi nhiều nhất: "Đã sửa hồ sơ mà số không đổi?" → chưa bấm lại Lấy dữ liệu / Tổng hợp, hoặc báo cáo đang khóa.

2. Báo cáo EMIS

THCS có 3 báo cáo đầu năm: EMIS (mục 2), Sức khỏe học sinh (mục 3), Công tác học sinh (mục 4).

Đường dẫn: 1.1.1 Lập báo cáo đầu năm → 1.1.2 Gửi báo cáo đầu năm.

Chuẩn bị trước (rà theo từng tab)

• Tab 1. Trường – Lớp học: các ô Có/Không của trường, số điểm trường, loại trường (Phổ thông dân tộc bán trú, Phổ thông dân tộc nội trú, Phổ thông nội trú xã biên giới). Mỗi lớp (khối 6–9): số buổi học/tuần, lớp ghép, lớp chuyên biệt. Sửa ở: Hồ sơ trường, Hồ sơ lớp.
• Tab 2. Học sinh: trạng thái + ngày trạng thái, ngày sinh, giới tính, dân tộc, Lưu ban năm trước, loại khuyết tật, số buổi học/tuần, diện chính sách + các ô hỗ trợ. Sửa ở: Hồ sơ học sinh.
• Tab 3. Đội ngũ: cấp học biên chế chính, nhóm chức vụ / loại cán bộ, hợp đồng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệm vụ kiêm nhiệm, gán phân hiệu. Sửa ở: Hồ sơ nhân sự; 3.1.2 Quản lý nhân sự phân hiệu.
• Tab 4. Cơ sở vật chất: lấy từ khai báo phòng – xem mục 5. Riêng phòng Khoa học – công nghệ là ô nhập tay trên báo cáo.
• Tab 5. Ngân sách: nhập tay, đơn vị triệu đồng, tối đa 2 số thập phân; dòng in đậm tự cộng; tổng theo nhóm chi = tổng theo nguồn.

Quy tắc dễ hiểu sai

• Lớp học 2 buổi/ngày = lớp có 7 đến 11 buổi/tuần; lớp con của lớp ghép không tính. (Tiểu học tính khác: 9–11 buổi/tuần.)
• Lớp ghép: hai lớp ghép với nhau chỉ tính 1 lớp, theo lớp gốc.
• Tuổi = năm khai giảng − năm sinh (không tính theo ngày sinh nhật).
• Học sinh lưu ban lấy theo ô Lưu ban năm trước trong hồ sơ.

Lỗi hay gặp – EMIS

• Học sinh được hỗ trợ chi phí học tập (CPHT) ra ít hơn thực tế: chỉ tính học sinh có tích Hỗ trợ CPHT và thuộc 1 trong 4 diện: mồ côi cả cha mẹ; khuyết tật; hộ nghèo; cha mẹ thường trú xã biên giới, vùng cao, hải đảo, xã đặc biệt khó khăn (ĐBKK). Diện "Hiện sống, học tập ở vùng ĐBKK", cận nghèo, con thương binh/bệnh binh không được tính.
• Đã sửa 10 buổi/tuần mà lớp 2 buổi/ngày không lên: phải sửa ở cả hồ sơ lớp và hồ sơ học sinh, rồi lấy dữ liệu lại.
• Một phân hiệu không có số đội ngũ, hoặc Toàn trường thiếu người (ví dụ Toàn trường 4 kế toán, các phân hiệu cộng lại 3): nhân sự chưa được gán phân hiệu / biên chế chính → gán tại 3.1.2 → tổng hợp lại.
• Văn thư, kế toán vào dòng "Kiêm nhiệm 2 hoặc 3 vị trí việc làm (VTVL)": người đó có khai nhiệm vụ kiêm nhiệm – đúng quy định.
• Số phòng học = 0 hoặc ít bất thường: phòng khai nhầm loại phòng bộ môn, hoặc xem trước khi tổng hợp – xem mục 5.1.
• Học sinh chuyển đi tháng 10 vẫn có trong báo cáo: đúng mốc 30/9, không cần sửa.
• Phân hiệu chỉ lên vài giáo viên, xóa và tổng hợp lại vẫn không được: gán phân hiệu và biên chế chính tại 3.1.2 rồi tổng hợp lại.
• Thiếu lớp trong trường phổ thông dân tộc bán trú / nội trú: kiểm tra Loại trường trong hồ sơ trường.

Checklist trước khi gửi – EMIS

• Tổng số lớp = Lớp 6 + 7 + 8 + 9; khớp thực tế (lớp ghép tính 1)
• Tổng học sinh = tổng các khối = tổng theo độ tuổi; khớp sĩ số 30/9
• Tuổi học sinh từng khối hợp lý; lệch nhiều thì kiểm tra ngày sinh
• Số nữ, dân tộc thiểu số (DTTS) không vượt tổng; Tổng số = Công lập + Tư thục
• Số giáo viên, nhân viên khớp danh sách (không tính giáo viên thỉnh giảng, nhân viên thuê khoán)
• Phòng học khớp khai báo cơ sở vật chất; ngân sách đã nhập
• Toàn trường hiện "Đã tổng hợp đủ phân hiệu"

3. Báo cáo sức khỏe học sinh

• Đường dẫn: 1.2.1 Lập báo cáo đầu năm → 1.2.2 Gửi báo cáo đầu năm (gửi 2 bước – xem mục 6).
• Nhập xong kết quả khám sức khỏe / cân đo trước khi lập báo cáo.

4. Báo cáo công tác học sinh

• Gồm: 1.3.1 Tổng hợp công tác học sinh · 1.3.2 Tổng hợp quản lý vụ việc · 1.3.3 Tổng hợp học sinh có nguy cơ về bạo lực.
• Gửi tại 1.3.4 Gửi báo cáo lên cấp quản lý.

5. Cơ sở vật chất và thiết bị dạy học

Phân hệ Quản lý cơ sở vật chất, TBDH (TBDH: thiết bị dạy học) có 2 báo cáo đầu năm: Báo cáo cơ sở vật chất (CSVC) và Báo cáo thiết bị dạy học tối thiểu. Khai báo phòng ở đây cũng là nguồn số phòng cho tab Cơ sở vật chất của EMIS: khai sai ở đây thì EMIS sai theo.

Vào phân hệ: bấm ô chọn phân hệ ở đầu trang → chọn Quản lý cơ sở vật chất, TBDH.

5.1 Khai báo cơ sở vật chất (làm trước tiên)

Đường dẫn: 1. Cơ sở vật chất trường học → 1.1 Khai báo cơ sở vật chất.

1. Chọn Phân hiệu ở đầu bảng. Mỗi phân hiệu khai riêng; phòng thuộc điểm trường thì chọn đúng điểm trường.
2. Chọn khối phòng ở cột trái: Phòng học tập · Hỗ trợ học tập · Hành chính quản trị · Phụ trợ · Sân chơi, thể dục thể thao · Phục vụ sinh hoạt · Khác.
3. Bấm Thêm mới, mỗi phòng một dòng, ghi tên thật theo biển (1A1, 101…). Nhiều phòng thì dùng Nhập từ Excel.
4. Chọn đúng Loại phòng, Hiện trạng (Kiên cố / Bán kiên cố / Tạm / Nhờ, mượn, thuê) và Diện tích (m2).

Quan trọng nhất: lớp học hằng ngày phải chọn loại "Phòng học" (trong khối Phòng học tập). EMIS chỉ đếm loại này vào dòng Phòng học. Phòng khai nhầm là phòng bộ môn sẽ làm số phòng học bị thiếu.

5.2 Báo cáo cơ sở vật chất

Đường dẫn: 1.2 Báo cáo cơ sở vật chất. Cột trái có 3 mục, làm lần lượt:

1. Lập báo cáo số liệu: chọn Phạm vi số liệu là từng phân hiệu → bấm Lấy dữ liệu. Số học sinh, giáo viên lấy tại mốc 30/9; số phòng, diện tích lấy từ khai báo ở 5.1.
2. Tổng hợp kết quả đánh giá mức độ chuẩn: chọn từng phân hiệu → Lấy dữ liệu.
3. Gửi báo cáo lên cấp trên: cả 2 biểu phải báo Hoàn thành dữ liệu → bấm Gửi dữ liệu.

Ảnh dưới: nếu còn dòng cảnh báo đỏ "chưa tổng hợp đủ các phân hiệu", cảnh báo ghi rõ biểu nào, phân hiệu nào còn thiếu – Lấy dữ liệu đủ cho các phân hiệu đó rồi mới gửi được.

5.3 Thiết bị dạy học tối thiểu

Đường dẫn: 2. Thiết bị dạy học tối thiểu.

1. 2.1 Tổng hợp báo cáo thiết bị dạy học: chọn một phân hiệu (ở Toàn trường chỉ xem, không nhập được) → chọn Khối và Môn học → nhập Số lượng hiện có và Nhu cầu bổ sung → bấm Cập nhật. Làm đủ các khối, cả tab Thiết bị dùng chung.
2. 2.2 Khai báo thiết bị ngoài danh mục tối thiểu (nếu có): Thêm mới → tên thiết bị, số lượng, đơn vị tính, đối tượng sử dụng.
3. 2.3 Gửi báo cáo: mỗi khối một biểu (mỗi khối lớp 6–9 một biểu). Biểu phải báo Hoàn thiện nhập dữ liệu. Khối nào trường không có thì tích Trường không có dữ liệu → bấm Gửi dữ liệu.

Số lượng cần tối thiểu = định mức × số lớp (ví dụ "1.0/Lớp", có 2 lớp → cần 2). Các cột thừa, thiếu, tỉ lệ đáp ứng tự tính.

Lỗi hay gặp – cơ sở vật chất và thiết bị

• EMIS báo số phòng học = 0 hoặc rất ít: phòng khai sai loại, hoặc chưa khai ở phân hiệu đó → sửa ở 5.1 → Lấy dữ liệu lại báo cáo EMIS.
• Khai 40 phòng mà báo cáo ra 45: còn dữ liệu cũ không thuộc trường → nhắn hỗ trợ kèm mã trường và ảnh.
• Không thấy phân hiệu / điểm trường khi khai báo: kiểm tra 1.2 Quản lý phân hiệu và 1.3 Quản lý điểm trường (phân hệ Quản lý giáo dục).
• Không gửi được báo cáo CSVC, có cảnh báo đỏ: còn phân hiệu chưa Lấy dữ liệu ở 1 trong 2 biểu.
• Ô Số lượng hiện có không nhập được: đang ở phạm vi Toàn trường → chọn một phân hiệu.
• Biểu thiết bị báo "Chưa hoàn thiện dữ liệu": còn khối, môn hoặc phân hiệu chưa nhập và Cập nhật.
• Báo cáo thiết bị dạy học không chia theo điểm trường như CSVC.

Checklist trước khi gửi – cơ sở vật chất và thiết bị

• Mọi phân hiệu, điểm trường đã khai đủ phòng, đúng loại, hiện trạng, diện tích
• Số phòng học khớp số lớp (hoặc có lý do nếu học ca, học nhờ)
• Báo cáo CSVC: cả 2 biểu Hoàn thành dữ liệu, không còn cảnh báo đỏ
• Thiết bị: nhập đủ mọi khối ở mọi phân hiệu; khối không có thì tích Trường không có dữ liệu
• Khai báo phòng xong thì Lấy dữ liệu lại tab Cơ sở vật chất của EMIS

6. Khi số liệu sai và cách gửi

Phần lớn "lỗi" không phải lỗi phần mềm. Trả lời lần lượt 4 câu hỏi dưới đây trước khi nhắn hỗ trợ:

1. Báo cáo đang khóa (nút bị tắt)? → Có: gửi yêu cầu mở khóa, chờ cấp trên mở.
2. Đã bấm Lấy dữ liệu lại sau khi sửa chưa? → Chưa: bấm Lấy dữ liệu / Tổng hợp lại.
3. Chỉ lệch ở một phân hiệu, hoặc Toàn trường bị thiếu? → Có: gán phân hiệu cho nhân sự (3.1.2) và lớp/học sinh (form Kiểm tra dữ liệu).
4. Số này có đúng quy tắc tính không (xem mục 2)? → Đúng: không cần sửa. Không đúng: sửa hồ sơ → Lấy dữ liệu lại; vẫn sai thì nhắn hỗ trợ.

Gửi theo 2 bước (Sức khỏe học sinh)

1. Bước 1 – Gửi hồ sơ: gửi hồ sơ trường, giáo viên, lớp, học sinh; xem cột Số cần gửi. Có dấu đỏ ở cột Trạng thái thì bấm Xuất file lỗi để biết hồ sơ nào thiếu, bổ sung rồi gửi lại.
2. Bước 2 – Gửi báo cáo: tích các biểu có trạng thái Đã đầy đủ dữ liệu → bấm Gửi báo cáo.

Ảnh dưới: màn hình Bước 1 – dấu đỏ ở cột Trạng thái nghĩa là còn hồ sơ chưa gửi được (Số cần gửi lớn hơn 0).

Báo cáo EMIS chỉ gửi 1 lần, tại 1.1.2 Gửi báo cáo đầu năm, sau khi đã tổng hợp đủ phân hiệu. Không gửi riêng từng phân hiệu.

Nhắn hỗ trợ trong nhóm Zalo: gửi đủ 5 thông tin

• Mã trường + tên trường, cấp học, phân hiệu
• Báo cáo + tab + mã số chỉ tiêu (ví dụ: EMIS, tab Học sinh, mã 112)
• Số trên báo cáo và số trường cho là đúng
• Đã làm gì: đã sửa hồ sơ nào, đã bấm Lấy dữ liệu lại chưa
• Ảnh chụp màn hình thấy rõ phạm vi số liệu (Toàn trường / phân hiệu)

Gửi đủ ngay từ tin nhắn đầu thì không phải chờ hỏi lại. Tra nhanh câu hỏi thường gặp ở trang Hỏi nhanh.

Giải thích chữ viết tắt

• EMIS: báo cáo thống kê giáo dục đầu năm theo Thông tư 25/2024
• CSVC: cơ sở vật chất · TBDH: thiết bị dạy học · CPHT: chi phí học tập · ĐBKK: đặc biệt khó khăn
• VTVL: vị trí việc làm · DTTS: dân tộc thiểu số · CBQL: cán bộ quản lý · GV / NV / HS: giáo viên / nhân viên / học sinh